Général

Bidfood Belgium SA accorde beaucoup d’importance à la garantie de votre droit à la confidentialité. Nous souhaitons, par ce document de politique de confidentialité, présenter de manière aussi transparente que possible lesquelles de vos données seront collectées, la raison pour laquelle nous les collectons et comment nous les traitons. Nous y clarifions également ce que nous entreprenons afin de protéger vos données personnelles, comment vous pouvez participer au processus et exercer vos droits à la protection des données.

 a) Qui est protégé ?

Cette politique de confidentialité concerne toutes les données personnelles que nous traitons en tant que responsable du traitement. Ceci représente l’ensemble des données pour lesquelles nous fixons un objectif et un moyen d’analyse.

Ce document s’applique à tout traitement des données personnelles de nos clients en lien direct avec nos produits et services ainsi que le traitement de données personnelles de clients de sociétés liées à Bidfood Belgium SA.

Cette politique s’applique également lorsque vous vous rendez dans nos bureaux, nos points de ventes, sites internet, lorsque vous utilisez notre webshop, participez à des enquêtes de satisfaction, lors d’actions ou d’évènements ou lorsque vous utilisez d’une manière ou d’une autre nos services ou produits. Les données personnelles de nos anciens clients et prospects sont traités de la manière la plus consciencieuse et sécurisée possible, conformément à cette politique de confidentialité.

b) Qu’entend-t-on par « traiter » et qui en est responsable chez Bidfood Belgium ?

Nous entendons par « traitement de données personnelles », tout traitement de l’information à propos d’une personne physique identifiée ou identifiable. Pour savoir précisément de quelles données il s’agit, veuillez lire le point 1 de notre politique de confidentialité. La notion de “traitement” est large et couvre notamment – lorsque ce n’est pas executé par un procédé automatique- le rassemblement, l’enregistrement, le classement, la sauvegarde, l’actualisation, la modification, la demande, la consultation, l’utilisation, la diffusion ou la mise à disposition par n’importe quel moyen, le rassemblement, la combinaison, l’archivage, l’effacement et enfin la jouissance des données.

Bidfood Belgium SA, dont le siège social est sise à  6530 Thuin, Avenue DeliXL, 1 et est inscrit à la banque carrefour des entreprises sous le numéro 472.877.770 (ci-après « Bidfood ») est le responsable de cette politique de confidentialité. Toutes les filiales belges du groupe Bidfood – à savoir Bidfood SA, Bidfood Flanders NV, Bidfood De Clercq NV, Bidfood Horeca Service et Bidfood Makady SA , ne se présentant pas comme tiers l’un vis-à-vis de l’autre – traitent vos données personnelles conformément à cette politique de confidentialité

c) Vos responsabilités vis-à-vis des services offerts par des tiers

Notre site utilise des plugins sociaux de Facebook et linkedin qui vous offrent la possibilité de partager le contenu de notre internet. Pour un aperçu de l’information rassemblée par ces plugins, nous vous renvoyons vers la politique de confidentialité de ces partis nommés.

1. Quelles données personnelles sont collectées

a) Les données que vous partagez avec nous

Nous traitons les données personnelles que vous nous fournissez. Ceci peut être fait de manière téléphonique (par exemple pendant un contact téléphonique avec notre service clientèle), par écrit (par exemple en vous inscrivant à nos newsletters, lorsque vous postulez en ligne ou lorsque vous remplissez tout autre formulaire sur notre site, lorsque vous envoyez un email, lorsque vous créez un nouveau compte sur Mybidfood.be, …) ou oralement (par exemple lorsque vous vous rendez dans nos bureaux ou points de ventes).

Les données personnelles que nous rassemblons dépendent de l’activité avec laquelle elles sont liées. Ce peut être votre adresse mail, votre nom et prénom, votre adresse ou toute autre donnée personnelle que vous êtes d’accord de partager avec nous. Il sera précisé, plus loin dans cette politique de confidentialité, quelles données nous rassemblons spécifiquement.

b) Les données que nous rassemblons par notre système

Nous assignons vos données personnelles à l’utilisation de nos produits et services (par exemple votre adresse mail, votre adresse IP, un numéro de téléphone, votre numéro de client, votre ou vos logins et mots de passe). Ensuite notre système enregistre également des données personnelles qui sont générées pendant que vous utilisez nos sites web (par exemple l’adresse IP, la langue de votre navigateur, les softwares appropriés, les données de localisation, la durée de votre visite sur notre site, …) et notre portail client Mybidfood. Pour plus d’information à ce sujet, veuillez vous référer à notre politique de cookies.

c) Les données que nous rassemblons via des tiers

Bidfood peut, en tant que prestataire de servcies, avoir accès aux données client de tiers (des partenaires avec qui nous collaborons dans le cadre d’actions promotionnelles spécifiques par exemple) et ce, afin d’adapter encore mieux notre service à vos besoins.  A ce titre, nous vous faisons savoir que les données dont nous disposons sur vous proviennent de sociétés tierces. Vous aurez toujours la possibilité de nous indiquer que vous ne souhaitez plus être contacté.

d) Catégories

Indépendamment de la nature du service que nous vous proposons, du cadre légal que nous devons respecter, de l’importance légitime de l’autorisation que vous nous avez donné, nous pouvons traiter différents types de données personnelles qui peuvent être combinées entre elles:

• Données d’utilisation : données personnelles qui nous permettent de prendre contact avec vous (par exemple votre adresse, votre adresse mail et votre numéro de téléphone), des données personnelles qui concernent certaines caractéristiques personnelles (par exemple votre âge, votre sexe), vos habitudes de consommation ou vos données de facturation/de paiement (en ce compris les données en lien avec votre état de solvabilité) et toutes les autres préférences que vous rendez accessible via Mybidfood, notre service clientèle, …
• Données techniques : données personnelles qui nous permettent d’assurer une optimisation de nos communications électroniques (par exemple la version de votre navigateur, votre adresse IP, …)
• Données de localisation : Avec ces données nous sommes capables d’établir votre localisation. Nous pouvons utiliser vos données agrégées anonymisées afin d’établir des statistiques et adapter notre service à d’éventuelles modifications

2. Utilisation de vos données personnelles ?

a) Général

Nous traitons les données personnelles avec plusieurs finalités et nous traitons toujours uniquement les données nécessaires à la réalisation de a finalité envisagée

Nous n’utilisons les données personnelles qu’en cas de nécessité et ce de la manière suivante :

• Dans le cadre de la préparation, la mise en œuvre et la finalisation de contrats
• Pour satisfaire aux règlementations et dispositions légales auxquelles nous sommes soumis et/ou
• Pour la défense de nos intérêts légitimes. Dans ce cas, nous nous engageons à trouver un équilibre entre nos intérêts et le respect de votre confidentialité.

Si le traitement de vos données personnelles n’est pas nécessaire pour une de ces trois raisons, nous vous demanderons votre autorisation pour le traitement de vos données personnelles.

b) Les activités de traitement concrètes par Bidfood

Bidfood utilise vos données personnelles pour les activités suivantes :

• Afin de prendre en compte vos demandes relatives à nos produits et services

Lorsque vous visitez notre site web et/ou avez contact avec nos collaborateurs pour vous informer et/ou poser des questions sur nos produits et services, ou  par exemple lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter, nous avons dans tous les cas besoin de votre nom, votre adresse e-mail et votre sexe. Toutes les informations que nous recevons lors de cette phase précontractuelle sont utilisées pour satisfaire vos demandes, selon la manière dont vous nous fournissez l’information. Aussi, dans le cas où vous décidez de conclure un contrat avec nous, nous vous demanderons, pour la gestion de cette relation contractuelle, toute une série d’information comme par exemple votre nom, votre adresse, votre adresse mail, votre numéro de téléphone et votre moyen de paiement.

En étant client chez nous, vous avez la possibilité de vos connecter à notre portail client Mybidfood et de passer des commandes. Dans le cadre du traitement et de la livraison de votre commande, les informations relatives à votre nom, adresse, adresse email et moyen de paiement sont nécessaires.

• Afin de vous informer sur nos produits et services

En vous inscrivant à une de nos newsletters, nous recevons votre nom, votre adresse email et votre sexe. Dès l’instant où vous nous donnez votre autorisation à recevoir la ou les newsletters de votre choix, nous utiliserons les données personnelles plusieurs fois par mois afin de vous informer sur les promotions nouvelles et existantes.

• Afin de satisfaireà nos obligations légales

Nous sommes contraints légalement, dans plusieurs cas (par exemple les obligations fiscales et comptables générales), de conserver certaines informations personnelles sur vous et/ou de les communiquer aux autorités publiques.

• Afin d’effectuer le suivi de nos prestations

Nous pouvons utiliser vos données afin d’évaluer nos produits et services. Nous effectuons ceci, entre autres, sous forme de feedback de nos clients concernant nos services, questions de clients, l’enregistrement de conversations que vous auriez avec notre service clientèle (vous serez averti avant le début de la conversation).

• Afin de garantir la sécurité de tous

Vous serez filmé par nos caméras de surveillance dans et aux alentours de nos bâtiments.  Les images sont enregistrées Afin de veiller à la sécurité des biens et des personnes et afin d’éviter tout abus, fraude ou autre infraction dont nos clients ou nous-mêmes pourrions être victimes. Vous serez averti de la présence de caméras grâce aux panneaux d’informations tels qu’imposés par la législation.

• Afin de combattre la fraude et les infractions

Dès l’instant où vous devenez client chez Bidfood, nous sommes susceptibles de vous demander des données d’identification (par exemple le recto de votre carte d’identité) afin de d’assurer de votre identité et éviter l’usurpation d’identité. Selon le type de produit ou de service que vous choisissez, nous sommes examinerons également votre solvabilité et demanderons des informations à des bases de données internes et externes.

• Afin d’établir des statistiques pour l’optimalisation de nos prestations de service

Des technologies de traçage issues de fournisseurs externes sont utilisées sur notre site internet afin de pouvoir analyser le comportement de navigation de nos visiteurs. Ces données sont rassemblées de manière anonyme et enregistrées sous forme de fichier texte « cookie » sur votre ordinateur. Nous pouvons utiliser vos données anonymes de manière agrégée afin d’évaluer nos process, nos produits et notre gamme de services. Pour plus d’informations veuillez-vous référer à notre politique de cookies.

A des fins statistiques, Nous pouvons voir si nos newsletters sont ouvertes et sur lesquelles des publicités de nos newsletters il est cliqué. Il vous est toujours possible d’adapter les données collectées via le bas de page de la newsletter ou sur la page d’inscription de la newsletter sur le site corporate .

c) Opt-out et marketing direct

Il vous est possible à n’importe quel moment de vous désinscrire d’une newsletter à laquelle vous vous seriez inscrit. Il vous est possible d’effectuer cette action en vous rendant sur le bas de page des mails que vous recevez ou en vous rendant sur la page d’inscription de la newsletter en question.

d) Combien de temps conservons-nous vos données ?

Il ne nous est pas permis de garder les données personnelles plus longtemps que nécessaire pour la réalisation de nos objectifs. L’échéance de conservation des données peut donc varier en fonction de l’objectif poursuivi. Les conversations téléphoniques enregistrées lors de vos contacts avec notre service clientèle ne sont pas conservées plus longtemps que 1 mois. Les données personnelles conservées à des fins statistiques et provenant des newsletters sont effacées après 1an. Il se peut que le délai de conservation soit prolongé, afin de respecter nos obligations légales par exemple (afin de satisfaire aux exigences légales relatives à la comptabilité et la fiscalité, nous sommes tenus de garder les données de facturationpendant 7 ans maximum) ou impératif juridique pour des données spécifiques (notamment votre contrat, les factures, correspondance relative à une plainte) en tant que preuve lors de différends, jusqu’à une durée maximale de 10 ans après la fin de votre contrat.

Après l’échéance de la période de conservation, vos données personnelles sont soit effacées soit rendues anonymes.

Certaines informations d’anciens clients peuvent être conservées pendant une période de 2 ans après la fin du contrat afin de les identifier à nouveau en cas de besoin.

3. Transfert d’informations

a) Transfert de données

Nous ne vendons aucune donnée personnelle à des tiers sans votre consentement explicite et nous n’effectuons aucun transfert sauf :

• A une autre entité interne à Bidfood qui partage les mêmes objectifs que ceux explicités dans ce document
• Si nécessaire pour nos prestations de service. Pour certains aspects de nos produits et services, nous travaillons avec des parties tierces qui nous assistent. Le transfert de vos informations ne sont limités qu’à ce qui est réellement nécessaire pour la réalisation de leur tâche dans le cadre de la mission que nous leur avons confiée. Nous veillons à ce que, tout comme nous, ces tiers gèrent vos données personnelles en toute sécurité, avec respect et en bon père de famille. Nous prévoyons à ce titre des garanties contractuelles adéquates.
• S’il y a une obligation légale
• S’il y a un intérêt légitime pour Bidfood ou pour le tiers intéressé. Nous ne transmettrons vos données personnelles que si votre intérêt ou vos droits fondamentaux et votre liberté ne sont pas sévèrement concernés. Vous serez également, dans tous les cas, avertis en toute transparence (sauf cas légal exceptionnel). De cette manière, vos données personnelles ayant fait l’objet d’une pseudonymisation pourront, par exemple, être transmises à des partenaires avec lesquels nous collaborons dans le cadre d’une action promotionnelle spécifique.

b) Traitement international de vos données personnelles

Dès l’instant où des données personnelles sont traitées hors de l’Union Européenne (dans le cadre des transferts de données décrits ci-dessus), nous veillons, de manière contractuelle ou par d’autres mesures, à ce que les données bénéficient d’un niveau de protection équivalent à la protection dont elles bénéficieraient au sein de l’Union Européenne, conformément aux règlementations européennes.

Le transfert de données vers l’international dans le cadre de notre partenariat avec Bidone s’insère dans une décision d’adéquation permettant de garantir un niveau de protection suffisant.

Pour l’envoi de nos newsletters, nous utilisons une plateforme internationale d’un partie externe. Les données nécessaires à l’envoi de ces courriers sont également enregistrées sur cette plateforme. Bidfood s’est entendu avec ce tiers quant à vos données.

4. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Vous pouvez exercer vos droits à la confidentialité à tout moment. Pour ce faire, il vous suffit de nous contacter via privacy@bidfood.be.  Afin de prévenir toute divulgation illicite de vos données personnelles, il nous faudra vérifier votre identité. S’il y a une hésitation ou une imprécision, nous pourrons vous demander des éléments d’identification complémentaires (par exemple le recto de votre carte d’identité). Tout exercice des droits repris ci-dessous sera géré de notre côté conformément aux exigences légales.

a) Droit de consultation

Vous pouvez nous demander à tout moment si nous traitons ou non vos données personnelles et, le cas échéant, consulter ces données et recevoir des informations relativement à :

• Les objectifs du traitement des données
• Les catégories de données personnelles concernées
• Les destinataires ou groupes de destinataires
• Si possible, la durée de conservation de vos données ou, si impossible, les critères qui conditionnent cette durée
• L’existence de vos droits à la confidentialité et le droit de déposer une plainte auprès des autorités compétentes
• L’origine des données traitées
• En cas de transfert d’information hors de l’Union Européenne : les garanties requises
• L’existence d’un processus décisionnel automatisé

Vous disposez également du droit de recevoir une copie gratuite des données traitées présentées de manière compréhensible. Bidfood est en droit de demander une indemnité destinée à couvrir les frais administratifs inhérents à toute autre copie supplémentaire que vous demandez.

b) Droit à la rectification de vos données personnelles

Vous avez le droit de faire corriger sans frais toute donnée personnelle incorrecte ou incomplète qui vous concerne et dont nous disposons. Aussi, afin de garder vos données personnelles à jour, nous vous demandons de nous signaler tout changement.

c) Droit à l’oubli

Vous avez le droit de demander à ce que nous effacions vos données personnelles sans délai :

• Lorsque les données personnelles ne sont plus nécessaires pour atteindre les objectifs pour lesquels elles sont collectées par Bidfood
• Lorsque vous retirez votre accord et qu’il n’y a pas d’autre fondement pour le traitement
• Lorsque vous émettez une objection quant au traitement de vos données personnelles et qu’il n’y a pas de fondement légitime contraignant pour le traitement
• Lorsque vous données personnelles sont traitées de manière illégitime
• Lorsque vous données personnelles doivent être effacées pour satisfaire à une obligation légale

d) Droit à la limitation de traitement

Vous avez le droit de demander une limitation dans le traitement de vos données personnelles lorsque Les objectifs pour lesquels elles sont collectées par Bidfood :

• Vous contestez la justesse de vos données personnelles : l’utilisation de celles-ci est alors limitée pendant une période qui permette à Bidfood de contrôler la justesse des données.
• Le traitement de vos données personnelles est illégitime : plutôt que de supprimer l’ensemble de vos données, vous demandez à en limiter l’utilisation
• Bidfood n’a plus besoin de vos données afin de satisfaire l’objectif de base mais vous en avez besoin pour l’institution, la mise en exécution ou la justification d’une action en justice : plutôt que de supprimer vos données, l’utilisation en est limitée à la seule fin d’instituer, de mettre en exécution ou de justifier une action en justice.
• Tant qu’aucune décision n’a été prise quant à l’application de votre droit d’objection contre le traitement, vous demandez à limiter l’utilisation de vos données personnelles.

e) Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de recevoir vos données personnelles de manière structurée sous forme couramment utilisée et lisible par ordinateur. Vous avez le droit de fournir ces données à une autre entreprise ou de demander à Bidfood d’envoyer directement vos données à une autre entreprise. Dans ce dernier cas, vous devez répondre de la justesse de vos données et de la sécurisation de l’adresse (e-mail) que vous fournissez à Bidfood.

Le transfert de vos données personnelles n’est possible que pour les données que vous avez vous-même fourni, sur base d’une autorisation ou dans le cadre de l’exécution d’une convention.

f) Droit d’objecter contre le traitement de vos données personnelles

Sur base d’une situation exceptionnelle, vous avez le droit d’objecter contre le traitement de vos données personnelles si celles-ci ne cadrent pas avec l’intérêt légitime de Bidfood.

Bidfood suspendra le traitement de vos données sauf s’il est démontrable que ce traitement est lié à des motifs impératifs ou légitimes existants qui prévalent ou si le traitement de vos données personnelles est lié à l’institution, à la mise en exécution ou à la justification d’une action en justice.

Lorsque les données sont traitées à des fins de marketing direct, vous disposez toujours du droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles . Lorsque vous signalerez votre objection à l’utilisation de vos données à des fins de marketing direct, vos données ne seront plus utilisées à cette fin.

g) Droit de retirer votre accord

Vous disposez du droit de retirer votre accord à tout moment, sans toutefois que ça ne porte préjudice à la légitimité du traitement, sur base de l’accord qui a été donné préalablement.

5. Comment protégeons-nous vos données

Nous vous assurons une procédure de contrôle technologiquement et organisationnellement en règle afin de protéger vos données personnelles contre la perte, la fraude, les modifications, …

Nos collaborateurs sont formés en interne pour manipuler correctement les informations confidentielles. Bidfood dispose également d’une équipe IT interne qui,avec son équipe spécialisée,  assure la sécurité de notre infrastructure IT. Plusieurs mesures techniques sont utilisées afin de protéger vos données personnelles contre des accès non-autorisés, l’utilisation, la perte ou la divulgation. Bidfood a par ailleurs effectué un audit de ses mesures de sécurisation. S’il devait se produire une fuite des données avec des conséquences négatives pour vos données personnelles, vous seriez averti personnellement tel que le prévoit la loi pour ce genre de circonstance.

Le nombre de collaborateurs de notre société ayant accès à vos données personnelles est limité, ces personnes sont par ailleurs scrupuleusement sélectionnées. L’accès à vos données personnelles ne leur est autorisé que s’ils ont besoin de cette information pour mener à bien leurs tâches.

Les mesures de sécurité que nous prenons s’appliquent également aux parties contractuelles et aux collaborateurs qui agissent en notre nom.

6. Comment puis-je contacter Bidfood ?

Pour plus d’information sur la politique de confidentialité ou pour des plaintes en rapport avec le traitement de vos données personnelles, il vous est possible de prendre contact avec Bidfood via privacy@bidfood.be

7. Contact avec l’autorité de surveillance

Si vous n’êtes pas satisfait avec la manière dont nous traitons vos données et que la plainte que vous avez déposé via privacy@bidfood.be ne peut être solutionnée, il vous est toujours possible de vous tourner vers l’autorité de protection des données :

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

+32(0)2 274 48 00

contact@apd-gba.be

8. Mise à jour des modifications

Cette politique de confidentialité peut toujours être adaptée. Il est donc toujours recommandé de consulter la dernière version sur notre site. Bidfood vous tiendra préalablement au courant des changements qui pourraient survenir quant au contenu de cette politique via le site web ou un autre canal de communication.

Version juin 2018